Pour la documentation, les choix portent sur la nature des documents à établir, leurs modalités de conservation, de mise à jour, de consultation, d’archivage, les responsables de leur établissement…
La documentation doit faciliter, voire rendre possibles les activités numériques.
Les documents suivants sont établis ou utilisés :
– Définitions des besoins, spécifications générales et détaillées des ensembles matériels et logiciels.
– Définition des algorithmes.
– Architecture des ensembles matériels et logiciels : liste, spécifications des éléments constitutifs (logiciels, équipements, SI, liaisons filaires ou sans fil...), nombre, implantation géographique, modalités de liaison et d’interfonctionnement entre les éléments, points d’accès aux réseaux de télécommunications, informations à stocker, éléments relatifs à la sécurité.
– Dossiers de conception, de construction, de recette.
– Documentation des éléments constitutifs achetés à l'extérieur : appels d'offres, contrats, documentation technique des produits et services numériques, livraisons, comptes rendus d’interventions…
– Dossiers de paramétrage. Documentation des développements spécifiques complémentaires, fichiers associés.
– Stratégie de test, dossiers, comptes rendus de tests, fiches d'anomalies.
– Documents d’exploitation des SI, de leur déploiement (outils de reprise des données...), procédures d'exploitation, de sécurité.
– Documents pour la fabrication, l'assistance utilisateurs, documentation utilisateur.
– Historique de la vie des ensembles matériels ou logiciels : fonctionnement, évolutions, maintenances réalisées, analyses qualité, échanges d'informations entre les acteurs, comptes rendus des réunions...
Ces documents sont à conserver pour les différentes versions. La documentation est à mettre à jour, à remettre à niveau si nécessaire.
Il est souvent intéressant de conserver un historique des évolutions des caractéristiques des ensembles matériels et logiciels, des décisions prises, de leurs justifications.
La gestion des versions est fondamentale pour les logiciels : le débogage des régressions, par exemple, exploite les différences entre les versions des programmes sources.
Des IA génératives sont utilisables pour générer la documentation technique (spécifications fonctionnelles, commentaires de code…).
La gestion de configuration porte sur leurs versions initiales et leurs modifications. C’est un sujet majeur pour les opérateurs de télécommunications, les gestionnaires de grands SI. Les résultats obtenus, les informations enregistrées sont utiles à l’exploitation des SI, parfois aussi au déploiement, à l’assistance aux utilisateurs. Connaître précisément la configuration est nécessaire pour gérer la sécurité des SI.
Dans le cas des logiciels, elle s’appuie sur la gestion de leurs versions (software version control system).
Un des objectifs des processus est la maîtrise de la configuration. Le responsable technique des ensembles matériels et logiciels s’assure que leur configuration est conforme aux exigences définies. Il autorise ou réalise lui-même les évolutions, les maintenances, définit des procédures de gestion de la configuration, veille à leur respect.
Un autre objectif de la gestion de configuration est la connaissance de la structure des ensembles matériels ou logiciels.
Des choix sont à faire sur le contenu, la structure des informations à gérer : définition des éléments à gérer, des versions, liens entre les éléments, implantation physique des SI, topologie, cartographie des réseaux, documentation, fichiers associés, comme les fichiers de test.
Des règles d’identification, de nommage sont à définir pour les éléments à gérer en configuration, les versions.
La gestion de configuration a des liens avec la gestion des actifs de l’entreprise (asset management), les outils d’approvisionnement. Elle permet d’appuyer la gestion financière et comptable des actifs techniques sur des bases de données techniques a priori fiables et à jour.
Elle a des liens avec la gestion de la propriété intellectuelle (des logiciels, des données), des brevets. A priori la gestion des brevets relatifs au numérique n’est pas différente de celle des autres catégories de brevets. En dehors des aspects techniques de la conservation et de la protection des logiciels appartenant à l’entreprise (bibliothèques de programmes sources, gestion de configuration logicielle), leur gestion comporte des aspects juridiques. Les collaborateurs ont à être sensibilisés dans ce domaine, pour protéger les droits de l'entreprise, et respecter ceux des tiers.
Des solutions sont à définir pour garder des traces des changements réalisés par rapport à l'état de départ, de leur origine, mettre à jour l’ensemble de la documentation concernée par le changement, réaliser des études d’impact. Des méthodes, des règles sont à définir pour l’archivage des anciennes versions des programmes et des documents, leur élimination.
Des audits de configuration sont réalisables, pour vérifier la conformité entre les informations enregistrées dans l’outil de gestion de configuration et la réalité du code source, de la documentation, du matériel.
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