1) Des processus de définition des besoins numériques sont à choisir. Ils portent sur les éléments numériques des offres, des ressources utilisées pour les activités de l’entreprise : ensembles matériels et logiciels, données, activités numériques.
Pour les données numériques, la définition du contenu attendu relève du métier du demandeur. Les aspects traités ici sont relatifs à leurs caractéristiques numériques (qualité des données, cohérence, modalités de mise à jour…).
Pour les activités numériques, les besoins portent sur les résultats attendus, et parfois sur les modalités de réalisation.
Les besoins sont parfois généraux au départ, et précisés au cours de la réalisation des activités numériques. Ils sont à structurer :
– ensembles matériels et logiciels : nature, fonctions, ergonomie, environnements cibles, capacités, performances, implantation géographique, fiabilité, sécurité, adaptabilité, exploitabilité, maintenabilité, évolutivité, durabilité ;
– données numériques : nature, exactitude, niveau de mise à jour, fidélité de la numérisation ;
– activités numériques : nature, résultats attendus, conditions techniques de réalisation, capacités nécessaires, performances, fiabilité, sécurité…
Ils sont définis par des donneurs d'ordres, utilisateurs finals ou professionnels du numérique.
2) Les besoins numériques sont en général exprimés en langage naturel dans des documents tels que les études économiques, les cahiers des charges, ou de façon non formelle. Des modèles UML sont utilisables. Les besoins sont parfois exprimés verbalement, dans le cadre d'un atelier, d'un groupe de travail, en réagissant par rapport à des maquettes, des prototypes numériques, aux possibilités de paramétrage d'un logiciel standard. Les cas d'utilisation, la réponse à des questionnaires sont d'autres façons envisageables d’exprimer des besoins.
Il est possible de constituer des groupes de travail chargés de définir les besoins initiaux. Idéalement ils doivent comporter des personnes qui connaissent bien les objectifs poursuivis par l'entreprise, les contraintes à respecter, les clients, les utilisateurs, la concurrence, l’organisation, les produits et services, les processus métier, les SI existants, et qui ont des idées de progrès. Les membres du groupe adhèrent ou non aux objectifs. La présence d’opposants est parfois utile, pour identifier les difficultés de mise en place. Une participation d’utilisateurs de l’existant permet de mieux connaître sa réalité, permet d’obtenir des réactions face aux idées proposées, d’identifier des difficultés concrètes de mise en œuvre. En France elle est parfois obligatoire légalement pour les évolutions des conditions de travail.
Pour la définition des besoins, les demandeurs ont besoin de connaissances sur les produits, services, technologies numériques disponibles, les bonnes pratiques, les solutions retenues par des entreprises comparables, les expériences réussies, les difficultés constatées. Il est pour cela parfois utile qu’ils se fassent aider par des experts externes du produit ou service, du métier, en organisation, en ergonomie.
3) Des méthodes sont susceptibles d’être choisies pour l’ingénierie des exigences à respecter par les ensembles matériels et logiciels, pour les sélectionner, les prioriser (par exemple le principe Moscou ou MoSCoW, défini dans la démarche DSDM (Must have, Should have, Could have, Won’t have)).
Pour les nouvelles offres externes de produits et services comportant des éléments numériques, la définition des besoins est un des aspects d'une démarche marketing. Elle s’appuie sur la connaissance des clients potentiels, de la concurrence, des possibilités technologiques.
Les cycles de développement du logiciel prévoient souvent des modalités de définition des besoins. Les méthodes « agiles », par exemple, incluent une démarche d’expression des besoins (surtout d’affinement) itérative, la réalisation de prototypes, une validation permanente par le demandeur.
Des définitions de besoins existantes pourraient être réutilisées. C’est difficile. L’intervention d’experts du domaine est parfois une façon d’améliorer le rapport coût/efficacité de l’activité.
Dans le cas d'un nouvel ensemble matériel et logiciel, il est souvent efficace d'analyser l'existant technique, afin de vérifier qu'aucune fonction utile n'a été oubliée.
4) Les besoins numériques sont à structurer de façon cohérente. Leur pertinence est à valider. Il est également nécessaire de vérifier que les définitions des besoins détaillés restent dans le cadre défini, et que des tendances au perfectionnisme n’entraînent pas un dépassement inacceptable des délais et des budgets. Des démarches d’analyse de la valeur sont susceptibles d’être utilisées pour prendre des décisions dans ce domaine.
Des erreurs sont possibles dans la définition des besoins. Les besoins exprimés sont parfois incomplets, peu clairs, imprécis, les demandes d’évolutions trop nombreuses, incohérentes. Des organisations, des méthodes, éventuellement des outils sont à mettre en place pour la revue des besoins, la gestion du portefeuille de demandes d’évolution, la conception et le développement des produits, des logiciels, la construction des SI, le paramétrage. Certaines erreurs sont identifiables lors des traitements ultérieurs de la définition des besoins, notamment lors de la constitution des use cases.
5) La définition des besoins est susceptible de comporter une validation technique et économique par des professionnels du numérique. Sans vouloir brider l’imagination et la créativité des équipes marketing, des responsables métier, des utilisateurs, il est souhaitable d’éliminer suffisamment tôt les besoins auxquels on est certain qu’il n’est pas possible de répondre, par exemple pour des raisons techniques, dans les délais souhaités et/ou dans le budget défini.
6) Les cahiers des charges, ou les documents analogues, sont à valider.
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