Les ressources comportant des éléments numériques utilisables pour les activités de soutien sont des équipements numériques, des SI, des réseaux. Les choix portent sur les ressources à utiliser, leurs fonctions, les données, les ressources spécifiques aux différentes activités.
Ils portent également sur les ressources numériques générales utilisables pour un grand nombre, voire pour la totalité des activités de l’entreprise : analyse de données, communication, traitement de texte…
Achats, approvisionnements, demandes de services, gestion des fournisseurs
Fonctions, données numériques utilisables : accès à de données sur les produits et services à acheter, leurs fournisseurs, communication avec les fournisseurs, émission des commandes, des demandes d'approvisionnement, de services, contrôle des factures, gestion des fournisseurs.
Des réseaux professionnels (EDI) sont utilisables quand il en existe, Dans les ERP, des modules achats, approvisionnements, sont disponibles.
L’IA générative est susceptible d’aider à établir les appels d’offres, à analyser les réponses.
En dehors des opérations quotidiennes, il est utile de disposer de fonctions de suivi des achats par fournisseur : nature, volume, qualité des produits et services, évolution des prix… Ces fonctions permettent à l'acheteur d’orienter ses actions dans les domaines les plus pertinents, de négocier dans les meilleures conditions avec les fournisseurs, de vérifier les informations fournies par le fournisseur.
Réseaux utilisables : réseaux de télécommunications numériques, sociaux, professionnels.
Sauf besoins particuliers, nécessitant le recours à des réseaux satellitaires, les réseaux mobiles sont choisis pour la téléphonie mobile. La qualité des réseaux fixes est meilleure que celle des réseaux mobiles.
Des ressources numériques permettent de gérer les appels téléphoniques reçus.
Pratiquement toutes les entreprises utilisent des réseaux de messagerie électronique, des réseaux sociaux. Certaines entreprises créent des réseaux sociaux internes. Engie, par exemple, a créé un réseau de 100 000 membres.
De plus en plus de processus métier de l’entreprise font intervenir des acteurs externes. Des relations numériques sont mises en place avec les intermédiaires commerciaux, fournisseurs, partenaires, organismes professionnels, administrations…
Dans certains secteurs professionnels, comme la finance, l’industrie automobile, les relations numériques entre les entreprises du secteur sont obligatoires, en droit ou en fait (échange de fichiers de données, EDI, utilisation de bases de données communes, de systèmes de place…).
Comptabilité, gestion financière, fiscalité, activités juridiques
Des fonctions numériques sont utilisées depuis longtemps pour les comptabilités de l’entreprise, la préparation de déclarations fiscales. Des opérations comptables sont enregistrées à partir d'interfaces avec d'autres fonctions numériques.
Les contrats commencent à être dématérialisés. L’IA générative est susceptible d’aider à les établir.
La construction, le développement, l’ingénierie, la maintenance, portent sur des infrastructures (bâtiments, systèmes, réseaux…), des équipements, des composants, des procédés, des logiciels... Les fonctions numériques utilisées sont susceptibles de s’appuyer sur des fonctions de type PLM (Product Lifecycle Management), et de participer à leur fonctionnement.
Construction, développement, ingénierie
Fonctions numériques utilisables : CAO (en 2D ou en 3D), DAO, de test, modélisation, simulation numérique, gestion de configuration, cartographie, calcul technique, maquettes, jumeaux numériques…
La modélisation 3D est associable à la gestion de projet (concept de modélisation 5D, ajoutant les dimensions temps et budget).
Ces fonctions apportent des aides parfois essentielles à la conception des pièces, des produits, des systèmes complets.
La simulation du fonctionnement des produits, aujourd'hui macroscopique, est susceptible d'être améliorée par l'intégration de celle des matériaux prévus. Cette dernière concerne la recherche de compositions aux propriétés spécifiées, les procédés de fabrication, le comportement des matériaux en fonctionnement, la tenue au vieillissement.
L'utilisation de maquettes numériques (DMU) permet de se passer au moins en partie de maquettes physiques, et de disposer d’un ensemble de données commun, cohérent, utilisable par tous les acteurs du processus d'ingénierie. Les maquettes numériques sont utilisables pour la simulation numérique, la réalisation de tests virtuels, l’optimisation de la conception, du fonctionnement du produit.
Des jumeaux numériques, mis à jour en temps réel, permettent de simuler le fonctionnement, l’utilisation des équipements, des infrastructures, d'anticiper les difficultés, de réaliser des analyses prédictives. Ils sont également exploitables pour leur surveillance (au sens large du terme, par exemple pour le contrôle technique des navires), leur maintenance, des tests...
Le résultat de la conception numérique est conservé, mis à jour si nécessaire, de façon à disposer d'un référentiel fiable pendant toute la durée de vie du produit, du système…, utilisable pour les liens entre les corps de métier, la préparation de la fabrication, la maintenance.
L’impression 3D est utilisée pour la construction de certaines pièces de prototypes.
Des fonctions numériques aident à l'installation des équipements (paramétrage, contrôle...).
Des outils informatiques nomades sont utilisables sur les chantiers.
La gestion des tests est susceptible d’être automatisée.
Des tests virtuels sont mis en œuvre. Ils permettent de réduire le nombre des tests réels encore nécessaires. Ils doivent parfois les remplacer (par exemple dans le cas de la simulation du fonctionnement des armes nucléaires).
Maintenance
Des fonctions de GMAO, d’aide à la maintenance sont utilisables. La maintenance réactive évolue vers la maintenance prédictive.
Il est parfois judicieux de mettre en commun les informations de maintenance entre le constructeur, ses sous-traitants, le (ou les) mainteneur(s), l’exploitant.
Les lunettes connectées facilitent l’intervention d’experts, pour aider un opérateur de maintenance agissant sur un élément distant.
Coordination des activités
Fonctions numériques utilisables : traitement des processus transverses, utilisation de bases de données communes, échange automatique de données entre fonctions...
1) Des moteurs de workflow pilotent l'exécution des processus transverses, tels que le traitement des commandes, des incidents. Ils intègrent les fonctions relatives aux différentes activités. Dans la vente à distance, par exemple, un ordre de sortie de stock, d'expédition, de fabrication, est susceptible d'être lancé à partir d'une commande enregistrée par le client. Pour le traitement des incidents, des fonctions communes sont utilisables par l'ensemble des acteurs concernés : SAV, maintenance...
Des solutions d'orchestration des processus, des robots logiciels (RPA - Robotic Process Automation)
Les fonctions numériques de traitement des processus complexes permettent de simplifier l'activité des professionnels des métiers, une gestion plus efficace. Elles s'appuient sur des techniques d'orchestration informatique, de traitement des événements complexes, d'automatisation robotisée des processus (RPA). Elles sont susceptibles d’être mises en œuvre pour exécuter de façon coordonnée des services applicatifs existants, dans le cadre du déroulement d'un processus de l'entreprise. Leur utilisation est discutée : elles vieillissent mal, complexifient le sujet.
2) Les fonctions de PLM (Product Lifecycle Management) couvrent la gestion de la création, des évolutions des offres de produits, depuis le cahier des charges jusqu’à la fin de vie du produit : établissement du cahier des charges, conception, développement, définition des modalités de fabrication, de vente, de distribution, de maintenance, évolutions, suivi des résultats obtenus.
Les ERP permettent la coordination d'un ensemble de fonctions de gestion de l'entreprise (vente, achat, comptabilité, gestion de production, des stocks...).
Les fonctions de CRM (Customer Relationship Management) aident à la coordination des échanges d'information avec le client, au traitement de ses demandes. L'automatisation contribue à la réduction des délais de réponse aux demandes des clients.
3) Des fonctions de type MDM, EII, aident à gérer les données de référence de l'entreprise (produits, services, clients, fournisseurs...), à intégrer la gestion de l'ensemble des actifs informationnels de l'entreprise.
Fonctions numériques utilisables : pilotage, surveillance de l’état des équipements, des infrastructures, de leur fonctionnement, de leur utilisation, leur entretien, leur protection. Elles sont importantes dans le cas des biens mis à la disposition d’utilisateurs externes, et notamment pour la relation client (éviter de perdre un client du fait d’un dysfonctionnement, identifier une utilisation non conforme…).
Des drones sont utilisés pour le contrôle de l’état des voies ferrées, des ouvrages d'art (détection des signes de fatigue du béton, du métal...). Le traitement de l'image aide à l'analyse des images numériques obtenues.
L'utilisation d'équipements connectés, via l’Internet des objets, facilite leur exploitation, leur gestion. Le projet Smart Station de la SNCF, par exemple, s’appuie sur l'installation de l'IoT dans les gares. Objectif : réduire la consommation énergétique, et améliorer le service, notamment en réduisant les délais de traitement des incidents.
Des fonctions numériques sont utilisables pour le monitoring des équipements, l'optimisation de l'utilisation des ressources (immeuble intelligent). Des applications sur mobile permettent d'accéder aux bureaux, de réserver un espace, de prendre l'ascenseur, d'imprimer, d'ouvrir son casier...
Des plateformes centralisées sont parfois mises en place pour la gestion technique.
Une société commerciale, une collectivité publique, une association, une copropriété... ont des associés, des actionnaires, des électeurs, des membres... qui détiennent des pouvoirs, votent, et qui sont parfois très nombreux. Les relations avec ces personnes sont à gérer : tenue des listes, encaissement des cotisations, versement des dividendes, communication... Les donateurs (crowdfunding…)sont à gérer de façon analogue. Des fonctions numériques sont utilisables à cet effet, ainsi que pour la communication statutaire, la mise en ligne de la réglementation applicable, le vote à distance. La dématérialisation des votes est envisagée dans les assemblées de copropriété.
Gestion, recherche des informations, des connaissances
Fonctions numériques utilisables : gestion des informations, des connaissances de l’entreprise, gestion documentaire, conservation des échanges d’information avec l’extérieur, accès à des sources externes…
Elles sont utilisées notamment pour capitaliser et diffuser les connaissances, les expertises, les savoir-faire, les expériences des entreprises auprès de leurs collaborateurs, pour la veille technologique.
La numérisation des données stockées sur papier est à envisager.
L’IA générative est susceptible d’aider à exploiter la documentation de l’entreprise.
1) Fonctions numériques utilisables : aides aux activités budgétaires, au contrôle de gestion, au reporting, au management des activités, des projets… Elles relèvent de domaines tels que l’informatique décisionnelle, la modélisation, la prévision, les outils de visualisation des résultats, les tableaux de bord, les entrepôts de données... Le big data, l’analyse des données permettent d’obtenir des éléments de suivi nouveaux, d’améliorer l’efficacité des modèles prédictifs.
2) En ce qui concerne la conception, la mise en place, la gestion des dispositifs de réalisation des activités, des fonctions numériques permettent la modélisation des processus de l'entreprise (BPMN...), la gestion de leur documentation, la communication sur l'organisation, l'établissement d'un "Qui fait quoi".
Des fonctions à base d’IA peuvent aider à exploiter la documentation de processus complexes, à vérifier sa cohérence.
Des outils de process mining sont utilisables pour l'analyse de leur mise en œuvre effective.
3) Le système de collaboration interne, qui inclut la communication, est un support essentiel de l'organisation de l'entreprise. Des outils numériques adaptés sont à choisir dans ce domaine.
Les plateformes collaboratives, les forges informatiques, incluent le stockage partagé de documents, de données, la communication entre les membres du groupe, la visioconférence, le travail en commun sur des documents, le planning, la gestion de listes de tâches, l'organisation des réunions de travail, physiques ou virtuelles, la gestion des versions, des bugs...
Elles doivent permettre le travail hybride (télétravail à domicile, personnel sur le terrain, présentiel) : visioconférence, messagerie instantanée, partage de fichiers, réalité virtuelle, management visuel, digital workplace... Les entreprises ont besoin de solutions performantes et sécurisées.
La communication interne est indispensable, mais son coût est à maîtriser (éviter la diffusion de messages électroniques inutiles…).
4) Dans les grandes organisations, des outils numériques sont utilisables pour réaliser des enquêtes internes.
5) Le numérique permet d’améliorer la gestion de l’assurance qualité (publication des documents qualité, des normes, des spécifications…), les contrôles qualité (suivi de la fourniture des produits et services…), la traçabilité des produits et services, des activités. Des enquêtes qualité sont réalisables par Internet. Des contrôles sont réalisables a priori ou a posteriori.
Les organismes financiers ont besoin de fonctions numériques très puissantes pour le contrôle de la conformité de leurs activités. La détection automatisée de fraudes ou d'anomalies est en général moins pertinente que la détection humaine, mais moins chère, plus rapide, et elle peut porter sur des volumes plus importants, être effectuée plus fréquemment.
Des fonctions d'IA sont utilisées pour les contrôles, le calcul des risques techniques complexes (par exemple trouver les chemins pouvant conduire à un dysfonctionnement majeur).
Le recrutement des collaborateurs s’appuie sur des ressources numériques : communication sur l’employeur, les recherches de collaborateurs en cours, à partir d’un site web, utilisation de la messagerie électronique, des réseaux sociaux, spécialisés ou non dans le rapprochement des employeurs et des candidats, de chatbots. Pour les grandes entreprises, la e-réputation de l’employeur est à gérer sur le marché de l’emploi.
Les grands recruteurs réfléchissent à l’utilisation des technologies de big data, de l’IA générative : analyse des données publiées sur le Web (par exemple sur les réseaux sociaux) pour sélectionner des profils intéressants, des CV reçus, sélection des candidats internes, aide à la rédaction d’offres d’emploi, aux entretiens d’embauche…
Des fonctions numériques sont utilisées depuis longtemps pour la gestion des RH : bases de données du personnel, contrats de travail, paie, gestion des présences et absences, déclarations aux organismes sociaux, fiscaux... Elles sont aussi utilisées classiquement pour la gestion administrative de la formation professionnelle continue (suivi des formations des personnes…), des notes de frais.
Des fonctions numériques sont utilisées pour la communication entre l’employeur et les salariés.
Avec la pandémie, la numérisation s'est développée pour le recrutement (par visioconférence), la formation (e-learning) et le parcours d'intégration (onboarding).
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